Fund Operations & Investor Relations Specialist at Headline Asia

WHO WE’RE LOOKING FOR:

Headline Asia is hiring a Fund Operation & IR Specialist to support our Asia team. As a member of a global venture capital firm based in Japan and the broader Asia region, you will support the investment team through investor relations and fund operations while taking a leading role in middle- and back-office operations. This position involves working closely with both domestic and international stakeholders to execute responsibilities effectively.

Position: Principal, Fund Operation & IR

Contract Type: Contract-based (Fully remote work is available, but occasional offline meetings in Asia, a few times per year, is required.)

Responsibilities & Role Expectations:

This position involves supporting the investment team through investor relations and fund operations for Headline Asia's flagship Cayman and Japan-domiciled investment funds. The role also entails leadership in middle- and back-office operations.

Fund Operations (Japanese/English):

• Act as the internal liaison with external experts (fund administrators, law firms, tax experts, auditing firms, banks, securities companies, etc.) to work together to facilitate efficient operations and resolve issues.
• Collaborate with the investment team to execute investments and exits (e.g., internal approvals, remittance instructions).
• Fund formation and management, drafting and revision of limited partnership agreements.
• Support financial reporting and audits, and prepare business reports.
• Collect, manage and monitor qualitative and quantitative updates from portfolio companies.
• Handle filings with authorities in Japan, the Cayman Islands, and other relevant jurisdictions while ensuring regulatory compliance.
• Implementing improvements to related business flows and systems

Investor Relations (Japanese/English):

• Arrange reports and notices for domestic and international investors.
• Manage capital calls, distributions, and associated procedures.
• Support general partner’s fundraising and handling investor due diligence and negotiations.
• Coordinate procedures and documentation for new investors’ onboarding.

Other related tasks and responsibilities of the above

Required Skills & Experience:

• Proficiency in English and Japanese at a business level or higher.
• Experience in the investment or management department and/or basic knowledge of accounting and finance.
• Strong problem-solving skills and the ability to plan and implement efficiency improvements (from identifying issues to proposing and executing solutions).
• Ability to carry out work quickly and reliably while maintaining a balance with accuracy.

Preferred Skills & Experience:

• Able to work in the East Asian time zone
• Experience working in a multicultural environment
• Experience working in/with startups or venture capital
• Experience in investment management or middle/back office at a financial institution

About Headline:

Headline (www.headline.com) is a global venture capital firm with dedicated funds and teams in the U.S., Europe, Asia, and South America. We have supported founders behind global category creators like Acorns, Sonos, Bumble, Scopely, GoPuff, The RealReal, and Farfetch. In Japan, the firm was established in 2008 as Infinity Ventures (now Headline Asia), invested in companies such as freee, WealthNavi, Jimoty, and 17LIVE.

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Headline Asiaでは、アジアチームを支えるFund Operation & IR担当者を募集しています。

日本およびアジア地域に拠点を置く、グローバルなベンチャー・キャピタルファームの一員として、投資家対応やファンド運営などの業務を通じて投資チームを支え、今後のミドル・バックオフィスをリードする役割を担っていただきます。このポジションでは、国内外のステークホルダーと連携しながら業務を遂行していただきます。

ポジション名：Principal, Fund Operation & IR

契約形態 : 業務委託契約（フルリモート可、ただし、年数回程度はアジア地域でのミーティングへのオフライン参加が必要）

業務内容と期待役割:

Headline Asiaの主軸であるケイマン・日本の投資ファンドの、投資家対応やファンド運営などの業務を通じて、投資チームを支え、今後のミドル・バックオフィスをリードする役割を担っていただきます。

【ファンド運営業務】（日英の両言語での対応あり）

• 外部専門家（ファンドアドミニストレーター、法律事務所、税務専門家、監査法人、銀行、証券会社等）との社内の窓口として、協働して業務を推進し課題を解決すること
• 投資チームと連携し投資および売却の実行をリードする（社内承認手続き、送金指示等）
• ファンド組成と管理、組合契約の起案・修正
• 決算、監査対応、事業報告書の作成
• 投資先企業からの定性・定量情報の収集および管理、モニタリング支援全般
• 日本およびケイマン諸島などの関連当局への各種届出、規制・コンプライアンス対応
• 業務フローやシステムの改善の実行 等

【投資家対応業務】（日英の両言語での対応あり）

• 国内外投資家向けの報告書や各種通知書の手配および問い合わせ対応
• キャピタルコール・分配に伴う手続きや対応
• GP(ジェネラルパートナー）のファンドレイズ支援および投資家デューデリジェンス対応、交渉
• 新規投資家加入に伴う手続きや対応 等

応募資格:

• 英語および日本語でのビジネスレベル以上のコミュニケーション能力
• 投資または管理部門での実務経験または会計、ファイナンスに関する基礎的な知識
• 問題解決能力、業務効率化の企画・推進力（課題の整理～具体的な解決策の提示・実行）
• 正確性とのバランスを保ちながら迅速かつ確実に業務を遂行できる能力

歓迎条件:

• 東アジアのタイムゾーンで勤務可能
• 多文化環境での業務経験
• スタートアップやベンチャーキャピタルに関わる業務経験
• 金融機関での投資管理あるいはミドル・バックオフィス実務経験

Headlineについて:

Headline（www.headline.com）は、米国、ヨーロッパ、アジア、南米に専用のファンドとチームを持つグローバルなベンチャーキャピタルファームです。これまでにAcorns、Sonos、Bumble、Scopely、GoPuff、The RealReal、Farfetchなどのグローバルカテゴリークリエーターを支援してきました。日本においてはInfinity Ventures (現:Headline Asia）として2008年に設立され、過去の投資先としてfreee、Wealthnavi、ジモティー、17ライブのような企業が挙げられます。